Voor veel bedrijven maakt ERP-software al lang deel uit van het dagelijks leven. Maar vaak zijn de respectieve oplossingen al geruime tijd in gebruik en worden ze langzaam oud. Als je kijkt naar de huidige bewegingen in de ERP-markt, kun je de trend van cloud computing niet vermijden. 

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om met hun ERP-software naar de cloud te verhuizen.  We willen de voor- en nadelen van dit licentiemodel bekijken en benadrukken voor wie de cloud bijzonder de moeite waard is. Daarvoor kijken we naar de algemene functionaliteit van ERP-software om beter te begrijpen waarom zo’n applicatie in de cloud speciale voordelen heeft. 

Wat is ERP-software? – Een definitie 

De afkorting ERP beschrijft de zogenaamde Enterprise Resource Planning. Deze ondernemende taak gaat over het efficiënt inzetten van alle middelen waar een bedrijf op terug kan vallen om zijn eigen zakelijke doelen te bereiken. Het is belangrijk om afval te ontdekken en te vervangen door slankere en geoptimaliseerde processen. 

In deze context zijn resources allemaal operationele resources die een bedrijf kan beschikken. Naast te verwerken materialen geldt dit ook voor de mankracht van het personeel, financiële middelen, vastgoed, machines,gereedschappen of zelfs uw eigen wagenpark, etc. 

Al deze resources moeten worden verdeeld over de bestaande processen, zodat een soepele werking te allen tijde kan worden gegarandeerd. Tegelijkertijd moet ervoor worden gezorgd dat er geen middelen worden verspild. Gezien het grote aantal processen dat dagelijks in een bedrijf plaatsvindt, is dit geen gemakkelijke taak. 

Hier komt ERP-software om de hoek kijken. Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier kan informatie sneller en betrouwbaarder binnen het bedrijf worden gedeeld. Datasilo’s van individuele bedrijfsdivisies worden opgedeeld en maken de weg vrij voor afdelingsoverstijgende processen. 

Hiervoor bestaat een ERP-software uit modules. Elke module bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en heeft tal van functies die de dagelijkse processen op dit gebied ondersteunen en op sommige plaatsen zelfs automatiseren. De modules worden samengevoegd in de ERP-software volgens de eisen van het betreffende bedrijf en brengen zo alle processen in kaart. 

Software voor materiaalbeheer, personeelsmanagement of zelfs een financiële module zijn voor veel bedrijven elementair. Niet elk bedrijf heeft daarentegen een productiemodule of magazijnbeheerfuncties nodig. Daarom hebben veel ERP-leveranciers zich gespecialiseerd in specifieke industrieën zoals bouw, productie en vastgoed software en hun oplossingen aangepast aan de behoeften van deze bedrijven. Dit geldt ook voor het licentiemodel. 

Wat is cloud computing? – Een definitie 

De zogenaamde cloud computing beschrijft een model dat computerbronnen beschikbaar maakt als een service voor gebruikers, meestal via internet. Gebruikers hebben de mogelijkheid om opslag, servers of applicaties te verkrijgen van de betreffende cloudprovider. Op deze manier wordt ERP-software ook vanuit een cloud aangeboden en toegankelijk gemaakt voor de gebruiker. 

Via internettoegang heeft u de mogelijkheid om de ERP-software te gebruiken zonder dat u uw eigen servers hoeft te leveren. De gegevens worden verwerkt in de cloud en zijn beschikbaar voor alle geautoriseerde actoren daar, ongeacht de locatie. Dit model verwijst ook vaak naar Software-as-a-Service (SaaS). 

Voordelen van ERP-software uit de cloud 

Het verkrijgen van de ERP-software uit de cloud heeft veel voordelen. Bovenal vermijdt u zulke hoge initiële investeringen, waaraan u zou worden blootgesteld met een klassieke lokale implementatie. U boekt eenvoudig licenties volgens uw eigen behoeften en betaalt een maandelijkse licentievergoeding per gebruiker voor het gebruik, evenals de opslag- en rekenkracht van de gegevens. 

Dit geldt dan ook voor alle andere diensten, zoals gegevensbeschermingsmaatregelen en het onderhoud en de verdere ontwikkeling van de ERP-software. Al deze dingen zouden door uzelf moeten worden georganiseerd in een lokale implementatie. Daarom is het SaaS-model vooral interessant voor kleinere bedrijven. 

ERP-systemen uit de cloud zijn meestal flexibeler in hun schaalbaarheid dan lokale oplossingen. Als het bedrijf groeit, boekt u eenvoudig extra licenties en functies en kunt u deze vanaf nu gebruiken. Dit is meestal moeilijker bij een lokale implementatie en wordt geassocieerd met externe inspanningen. 

Nadelen van ERP-software uit de cloud 

Veel bedrijven maken zich zorgen over het opslaan van hun gegevens op servers van een externe provider of in de cloud. Vooral met betrekking tot gegevensbescherming doen zich hier vragen voor die vooraf moeten worden beantwoord. Dit geldt met name als de servers zich in andere Europese landen bevinden. 

Cloudoperators zijn echter op de hoogte van de wettelijke vereisten en hebben passende overeenkomsten voor gegevensbescherming. Bovendien moet u er rekening mee houden dat de gegevens in de datacenters meestal veel beter worden beschermd dan op de interne servers. Cloudoperators investeren enorme bedragen in de bescherming van gegevens en hebben dus een veel hogere beveiligingsstandaard dan particuliere bedrijven. 

Een andere tekortkoming van ERP-software uit de cloud is het lagere aanpassingsvermogen van de software zelf. Vaak moeten individuele functies worden aangepast aan de processen van een bedrijf. Dit is echter niet gemakkelijk mogelijk in de cloud. 

Tegelijkertijd moet worden opgemerkt dat ERP-systemen in de cloud talloze verschillende functies bieden waarmee de meeste bedrijven voldoende kunnen worden gedekt. Ook de mate van aanpassing in de cloud wordt steeds beter en er zijn steeds meer mogelijkheden voor het individuele ontwerp van de software in de cloud. 

Pin It on Pinterest